ใบกำกับภาษีกระดาษความร้อน ใช้ลด VAT ได้ไหม? ถ้าตัวหนังสือจางต้องทำอย่างไร

สรุปหลักเกณฑ์ภาษีซื้อสำหรับใบกำกับภาษีที่พิมพ์ด้วยกระดาษความร้อน พร้อมวิธีจัดเก็บเอกสาร ป้องกันข้อความซีดจาง และแนวทางแก้ไขเมื่อเอกสารอ่านไม่ออก

บริการของเรา สอบถามข้อมูลเพิ่มเติม

ใบกำกับภาษีที่พิมพ์บนกระดาษความร้อนสามารถใช้เป็นหลักฐานภาษีซื้อได้ หากเป็นใบกำกับภาษีที่ถูกต้องตามกฎหมายและยังอ่านข้อความสำคัญได้ครบถ้วน แต่หากหมึกหรือข้อความจางจนไม่สามารถตรวจสอบรายละเอียดได้ อาจทำให้ไม่สามารถใช้สิทธิภาษีซื้อได้ จึงควรจัดเก็บต้นฉบับให้เหมาะสมและรีบติดต่อผู้ออกเอกสารเมื่อพบปัญหา

ใบกำกับภาษีกระดาษความร้อนคืออะไร?

ใบกำกับภาษีกระดาษความร้อน (Thermal Paper Tax Invoice) คือใบกำกับภาษีที่พิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ระบบความร้อน ซึ่งใช้ความร้อนทำให้เกิดข้อความบนกระดาษชนิดพิเศษ โดยทั่วไปไม่จำเป็นต้องใช้หมึกพิมพ์แบบเครื่องพิมพ์ทั่วไป
เอกสารประเภทนี้พบได้ในธุรกิจค้าปลีก ร้านอาหาร สถานีบริการน้ำมัน และกิจการที่ใช้เครื่องบันทึกการเก็บเงินหรือระบบ POS (Point of Sale)
ข้อดีคือพิมพ์รวดเร็วและสะดวก แต่ข้อจำกัดสำคัญคือ ข้อความบนกระดาษอาจซีดจางเมื่อเวลาผ่านไป โดยเฉพาะเมื่อสัมผัสความร้อน แสงแดด หรือเก็บรักษาไม่เหมาะสม
สำหรับผู้ประกอบการที่ต้องใช้เอกสารเป็นหลักฐานทางบัญชีและภาษี ปัญหานี้อาจส่งผลต่อการตรวจสอบย้อนหลังได้

ใบกำกับภาษีกระดาษความร้อนใช้เป็นภาษีซื้อได้ไหม?

ใช้ได้ หากเอกสารถูกต้องครบถ้วนตามกฎหมาย
การพิมพ์ใบกำกับภาษีด้วยกระดาษความร้อนไม่ได้ทำให้เอกสารใช้สิทธิภาษีซื้อไม่ได้โดยอัตโนมัติ
กรมสรรพากรมีข้อหารือเลขที่ กค 0706/พ./7761 ลงวันที่ 6 สิงหาคม 2550 ซึ่งวินิจฉัยว่า ใบกำกับภาษีที่พิมพ์ด้วยระบบกระดาษความร้อนสามารถใช้เป็นหลักฐานในการเครดิตภาษีซื้อได้ หากมีข้อความครบถ้วนตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร
แต่ต้องพิจารณาเงื่อนไขอื่นด้วย เช่น ผู้ซื้อเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT รายการภาษีซื้อไม่เป็นภาษีซื้อต้องห้าม และเอกสารยังสามารถตรวจสอบได้
กล่าวอีกอย่างหนึ่งคือ ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ชนิดกระดาษ แต่อยู่ที่ความถูกต้องและความสามารถในการตรวจสอบเอกสาร

ใบกำกับภาษีตัวหนังสือจาง ยังใช้ลด VAT ได้หรือไม่?

ต้องพิจารณาว่าข้อความที่จางนั้นกระทบต่อสาระสำคัญของใบกำกับภาษีหรือไม่
หากข้อความยังอ่านได้ครบถ้วนและตรวจสอบรายการตามกฎหมายได้ ก็แตกต่างจากกรณีที่เอกสารจางจนไม่สามารถอ่านข้อความได้เลย
สำหรับกรณีที่ข้อความจางหายจนไม่สามารถตรวจสอบได้ กรมสรรพากรวินิจฉัยว่าอาจถือเป็นกรณีไม่มีใบกำกับภาษีหรือไม่สามารถแสดงหลักฐานการชำระภาษีซื้อได้ ส่งผลให้ไม่มีสิทธินำภาษีซื้อรายการนั้นมาหักออกจากภาษีขาย
ดังนั้น หากพบว่าเอกสารเริ่มจาง ไม่ควรรอจนข้อความหายไปทั้งหมด

ความรู้จากประสบการณ์ที่นำมาใช้กับทุกบทความ

ด้วยประสบการณ์ด้านบัญชีและภาษีมากกว่า 30 ปี KPCS Accounting นำความเข้าใจจากการดูแลธุรกิจจริงมาถ่ายทอดเป็นบทความด้านบัญชี ภาษี กฎหมายธุรกิจ
และเรื่องสำคัญสำหรับผู้ประกอบการเนื้อหาถูกจัดทำให้เข้าใจง่าย และเชื่อมโยงกับสถานการณ์ที่ผู้ประกอบการพบในการดำเนินธุรกิจ
เพื่อช่วยให้สามารถนำข้อมูลไปใช้ประกอบการตัดสินใจและเตรียมความพร้อมได้อย่างเหมาะสม

รู้จัก KPCS Accounting เพิ่มเติม

ใบกำกับภาษีกระดาษความร้อนจางหรือซีด ต้องทำอย่างไร?

หากได้รับใบกำกับภาษีที่ข้อความเริ่มจาง ควรดำเนินการตามลำดับดังนี้
1. ตรวจสอบว่าเอกสารยังอ่านข้อมูลสำคัญได้หรือไม่
ตรวจสอบชื่อและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ออกเอกสาร ข้อมูลผู้ซื้อ เลขที่เอกสาร วันที่ รายการสินค้า และจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มตามประเภทใบกำกับภาษี
2. ติดต่อผู้ขายหรือผู้ให้บริการที่ออกใบกำกับภาษี
แจ้งเลขที่เอกสาร วันที่ซื้อสินค้า และรายละเอียดธุรกรรม เพื่อให้ผู้ขายตรวจสอบข้อมูลจากระบบ
3. ขอใบแทนใบกำกับภาษีตามหลักเกณฑ์
หากใบกำกับภาษีชำรุดจนไม่สามารถใช้งานได้ ผู้ซื้ออาจร้องขอให้ผู้ออกใบกำกับภาษีออกใบแทนตามมาตรา 86/12 แห่งประมวลรัษฎากร โดยต้องปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร
4. เก็บหลักฐานประกอบรายการซื้อ
จัดเก็บเอกสารการชำระเงิน ใบสั่งซื้อ และเอกสารอื่นที่เกี่ยวข้องไว้เพื่อช่วยตรวจสอบธุรกรรม แต่ไม่ควรเข้าใจว่าเอกสารเหล่านี้ใช้แทนใบกำกับภาษีที่กฎหมายกำหนดได้ทุกกรณี
5. ตรวจสอบผลกระทบต่อการยื่น ภ.พ.30
หากเคยใช้ภาษีซื้อจากเอกสารที่มีปัญหาไปแล้ว ควรให้ผู้ทำบัญชีตรวจสอบสิทธิภาษีซื้อและความจำเป็นในการปรับปรุงรายการ

ถ่ายรูปหรือสแกนใบกำกับภาษีกระดาษความร้อนแทนต้นฉบับได้ไหม?

การถ่ายรูปหรือสแกนเอกสารเป็นวิธีสำรองข้อมูลที่มีประโยชน์ โดยเฉพาะเอกสารที่มีโอกาสซีดจาง
อย่างไรก็ตาม ภาพถ่ายหรือไฟล์สแกนไม่ได้ใช้แทนใบกำกับภาษีต้นฉบับที่ออกเป็นกระดาษได้โดยอัตโนมัติ
ต้องแยกให้ชัดเจนระหว่าง

  • การสแกนเอกสารกระดาษเพื่อสำรองข้อมูล
  • การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตามระบบที่กฎหมายยอมรับ
  • การออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) อย่างถูกต้อง

ทั้งสามกรณีมีหลักเกณฑ์แตกต่างกัน
สำหรับธุรกิจที่รับใบกำกับภาษีบนกระดาษความร้อน ควรเก็บต้นฉบับอย่างเหมาะสมควบคู่กับการสำรองภาพเอกสาร และตรวจสอบหลักเกณฑ์ก่อนเปลี่ยนไปจัดเก็บเฉพาะไฟล์ดิจิทัล

ใบกำกับภาษีอย่างย่อกับใบกำกับภาษีเต็มรูปต่างกันอย่างไร?

ใบกำกับภาษีที่พิมพ์บนกระดาษความร้อนอาจเป็นใบกำกับภาษีอย่างย่อหรือแบบเต็มรูปก็ได้ ขึ้นอยู่กับรูปแบบเอกสารและรายการที่แสดง

ประเด็น

ใบกำกับภาษีอย่างย่อ

ใบกำกับภาษีเต็มรูป

การใช้งาน

มักใช้ในธุรกิจค้าปลีกที่เข้าเงื่อนไข

ใช้สำหรับธุรกรรมที่ต้องการเอกสารครบตามมาตรา 86/4

ข้อมูลผู้ซื้อ

ไม่จำเป็นต้องแสดงครบเหมือนแบบเต็มรูป

ต้องแสดงข้อมูลผู้ซื้อตามกฎหมาย

รายการ VAT

แสดงตามหลักเกณฑ์ใบกำกับภาษีอย่างย่อ

ต้องแยกจำนวน VAT ตามข้อกำหนด

สิทธิภาษีซื้อทั่วไป

โดยหลักไม่สามารถใช้เครดิตภาษีซื้อได้

ใช้ได้เมื่อถูกต้องและเข้าเงื่อนไข

ตัวอย่างเช่น บริษัทซื้อวัสดุสำนักงานจากร้านค้าปลีกและได้รับเพียงใบกำกับภาษีอย่างย่อ แม้ข้อความบนกระดาษจะชัดเจน ก็ไม่ได้หมายความว่าจะนำ VAT มาเครดิตได้ทันที
หากต้องการใช้สิทธิภาษีซื้อ ควรขอใบกำกับภาษีเต็มรูปที่ถูกต้องจากผู้ขาย

ใบกำกับภาษีกระดาษความร้อนต้องเก็บกี่ปี?

ตามหลักเกณฑ์ภาษีมูลค่าเพิ่ม ผู้ประกอบการจดทะเบียนมีหน้าที่เก็บรักษารายงาน ใบกำกับภาษี สำเนาใบกำกับภาษี และเอกสารประกอบตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด โดยทั่วไปไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันที่ต้องจัดทำรายงาน
ในบางกรณีอาจมีหน้าที่เก็บรักษานานกว่านั้นตามคำสั่งหรือกฎหมายอื่นที่เกี่ยวข้อง
ปัญหาของกระดาษความร้อนคือข้อความอาจจางก่อนครบระยะเวลาที่ต้องเก็บรักษา จึงควรจัดระบบจัดเก็บตั้งแต่วันที่ได้รับเอกสาร

วิธีเก็บใบกำกับภาษีกระดาษความร้อนไม่ให้จางเร็ว

ธุรกิจควรกำหนดวิธีจัดเก็บเอกสารให้เหมาะกับชนิดกระดาษ โดยใช้แนวทางต่อไปนี้

  • เก็บเอกสารในที่แห้งและมีอุณหภูมิคงที่
  • หลีกเลี่ยงแสงแดดและความร้อนโดยตรง
  • ไม่วางเอกสารใกล้เครื่องใช้ไฟฟ้าที่มีความร้อนสูง
  • หลีกเลี่ยงการสัมผัสสารเคมี พลาสติกบางชนิด และวัสดุที่อาจทำให้ข้อความเสื่อมสภาพ
  • แยกจัดเก็บตามเดือนภาษีและประเภทเอกสาร
  • สแกนหรือถ่ายภาพสำรองทันทีที่ได้รับเอกสาร โดยยังเก็บต้นฉบับไว้
  • ตรวจสอบความชัดเจนของเอกสารเป็นระยะ

สำหรับธุรกิจที่มีใบกำกับภาษีจำนวนมาก ควรกำหนดผู้รับผิดชอบตรวจสอบเอกสารก่อนส่งให้ฝ่ายบัญชี

ตัวอย่างปัญหาใบกำกับภาษีจางในธุรกิจจริง

บริษัทแห่งหนึ่งซื้อวัสดุสำนักงานจากผู้ขายที่จดทะเบียน VAT และได้รับใบกำกับภาษีเต็มรูปซึ่งพิมพ์บนกระดาษความร้อน
ในวันที่ได้รับเอกสาร รายการทั้งหมดถูกต้องและอ่านได้ชัดเจน บริษัทจึงนำภาษีซื้อไปใช้ในการคำนวณ VAT
หลายเดือนต่อมา เมื่อมีการตรวจสอบเอกสาร พบว่าข้อความบนใบกำกับภาษีจางจนอ่านเลขที่เอกสารและจำนวนภาษีไม่ได้
บริษัทจึงต้องติดต่อผู้ขายเพื่อตรวจสอบข้อมูลและขอใบแทนใบกำกับภาษีตามหลักเกณฑ์
ตัวอย่างนี้แสดงให้เห็นว่า แม้เอกสารจะถูกต้องในวันที่ได้รับ แต่หากเก็บรักษาไม่เหมาะสม ก็อาจเกิดปัญหาในการพิสูจน์สิทธิภาษีซื้อภายหลังได้

ใบกำกับภาษีกระดาษความร้อนมีผลต่อการทำบัญชีอย่างไร?

สำหรับฝ่ายบัญชี การจัดเก็บเอกสารที่อ่านได้ครบถ้วนมีความสำคัญต่อการตรวจสอบรายการซื้อและภาษีซื้อ
หากใบกำกับภาษีจางจนตรวจสอบไม่ได้ อาจเกิดปัญหาในการกระทบยอดกับรายงานภาษีซื้อ การจัดทำแบบ ภ.พ.30 และการแสดงหลักฐานเมื่อถูกตรวจสอบ
ควรแยกประเด็นระหว่าง การบันทึกรายจ่ายทางบัญชี กับ สิทธิในการเครดิตภาษีซื้อ เพราะการมีหลักฐานว่าจ่ายเงินจริง ไม่ได้หมายความว่ามีสิทธิเครดิต VAT โดยอัตโนมัติ

สรุป ใบกำกับภาษีกระดาษความร้อนใช้ได้ แต่ต้องรักษาเอกสารให้ตรวจสอบได้

ใบกำกับภาษีที่พิมพ์บนกระดาษความร้อนไม่ใช่เอกสารต้องห้ามทางภาษี หากมีรายการถูกต้องครบถ้วนตามกฎหมายและเข้าเงื่อนไขการใช้สิทธิภาษีซื้อ
อย่างไรก็ตาม หากข้อความจางจนไม่สามารถตรวจสอบได้ อาจส่งผลให้กิจการสูญเสียสิทธิในการเครดิตภาษีซื้อและเกิดความเสี่ยงเมื่อถูกตรวจสอบย้อนหลัง
ผู้ประกอบการจึงควรตรวจสอบเอกสารตั้งแต่วันที่ได้รับ จัดเก็บอย่างเหมาะสม และติดต่อผู้ออกเอกสารเพื่อขอใบแทนทันทีเมื่อพบปัญหา

บทความที่เกี่ยวข้องที่คุณอาจสนใจ

ดูบทความทั้งหมดจาก KPCS

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับใบกำกับภาษีกระดาษความร้อน

A: ใช้ได้ หากเป็นใบกำกับภาษีที่มีรายการถูกต้องตามกฎหมายและยังสามารถอ่านข้อความได้ครบถ้วน การใช้กระดาษความร้อนไม่ได้ทำให้ใบกำกับภาษีเป็นเอกสารต้องห้ามโดยอัตโนมัติ

A: หากข้อความยังอ่านได้ครบและตรวจสอบรายการสำคัญได้ ต้องพิจารณาความถูกต้องของเอกสารตามกฎหมาย แต่หากจางจนไม่สามารถอ่านข้อความได้ อาจทำให้ไม่สามารถใช้สิทธิภาษีซื้อได้

A: ควรติดต่อร้านค้าหรือผู้ประกอบการที่ออกเอกสารเพื่อขอเอกสารทดแทนตามหลักเกณฑ์ โดยต้องตรวจสอบก่อนว่าเอกสารเดิมเป็นใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษี เพราะมีหน้าที่และวิธีออกเอกสารแตกต่างกัน

A: ผู้ซื้ออาจขอใบแทนใบกำกับภาษีที่ชำรุดจากผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT ตามมาตรา 86/12 และหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้องได้ โดยไม่ควรให้ผู้ขายออกใบกำกับภาษีใหม่ซ้ำธุรกรรมเดิมโดยไม่ดำเนินการตามขั้นตอนที่ถูกต้อง

A: ภาพถ่ายช่วยสำรองข้อมูลได้ แต่ไม่ใช่สิ่งทดแทนต้นฉบับกระดาษโดยอัตโนมัติ ต้องตรวจสอบหลักเกณฑ์การจัดเก็บเอกสารและประเภทใบกำกับภาษีที่ได้รับ

A: เอกสาร VAT โดยทั่วไปต้องเก็บรักษาตามหลักเกณฑ์ไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันที่ต้องจัดทำรายงาน และบางกรณีอาจต้องเก็บนานกว่านั้น

A: โดยหลักไม่สามารถนำใบกำกับภาษีอย่างย่อมาใช้เครดิตภาษีซื้อได้ หากต้องการใช้สิทธิภาษีซื้อควรขอใบกำกับภาษีเต็มรูปที่ถูกต้องจากผู้ขาย

A: ตรวจสอบก่อนว่าเป็นใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษี หากเป็นใบกำกับภาษีที่ต้องใช้เป็นหลักฐานภาษีซื้อ ควรติดต่อผู้ประกอบการที่ออกเอกสารเพื่อขอใบแทนตามหลักเกณฑ์เมื่อเอกสารชำรุด

A: ถูกต้องได้ หากผู้ประกอบการมีสิทธิออกใบกำกับภาษีประเภทนั้นและเอกสารมีรายการครบถ้วนตามกฎหมาย เครื่อง POS เป็นเพียงวิธีออกเอกสาร ไม่ได้เป็นตัวตัดสินสิทธิภาษีซื้อทั้งหมด

A: การถ่ายเอกสารหรือปรับภาพอาจช่วยอ่านข้อความที่ยังปรากฏอยู่ได้ แต่ไม่ควรแก้ไขหรือเติมข้อมูลที่หายไปเอง และสำเนาที่ทำขึ้นไม่ใช่ใบแทนใบกำกับภาษีตามกฎหมายโดยอัตโนมัติ

A: อาจมีปัญหาเมื่อถูกตรวจสอบ หากไม่สามารถแสดงหลักฐานภาษีซื้อที่ถูกต้องได้ ควรรีบติดต่อผู้ออกเอกสารเพื่อขอใบแทนและให้ผู้ทำบัญชีตรวจสอบผลกระทบต่อการยื่นภาษี

A: ใบกำกับภาษีกระดาษความร้อนเป็นเอกสารที่พิมพ์ลงบนกระดาษ ส่วน e-Tax Invoice เป็นใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่ต้องจัดทำและจัดเก็บตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร การสแกนใบกำกับภาษีกระดาษไม่ได้ทำให้กลายเป็น e-Tax Invoice โดยอัตโนมัติ

แหล่งอ้างอิงหลัก

กรมสรรพากร — หนังสือตอบข้อหารือเลขที่ กค 0706/พ./7761 ลงวันที่ 6 สิงหาคม 2550 เรื่องใบกำกับภาษีที่พิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ระบบกระดาษความร้อน และผลกระทบเมื่อข้อความจางจนไม่สามารถอ่านได้
กรมสรรพากร — ประมวลรัษฎากร มาตรา 86/4 ว่าด้วยรายการที่ต้องมีในใบกำกับภาษี และมาตรา 86/12 ว่าด้วยการออกใบแทนใบกำกับภาษี
กรมสรรพากร — ประมวลรัษฎากร มาตรา 82/3, 82/5 และ 87/3 เกี่ยวกับการคำนวณภาษีซื้อ ภาษีซื้อต้องห้าม และการเก็บรักษารายงานกับเอกสารประกอบภาษีมูลค่าเพิ่ม

เอกสารภาษีซื้อมีปัญหา หรือต้องการจัดระบบบัญชีให้ถูกต้อง? ดูบริการรับทำบัญชีรายเดือน

ปรึกษาทีมงาน KPCS Accounting

แจ้งบริการที่ต้องการหรือข้อมูลเบื้องต้นของกิจการ ทีมงานจะติดต่อกลับเพื่อแนะนำบริการและประเมินขอบเขตงานที่เหมาะสม