5 วิธีเลือกสำนักงานบัญชีให้เหมาะกับบริษัทและธุรกิจ SME

สำนักงานบัญชีคืออะไร และทำหน้าที่อะไร?

สำนักงานบัญชี (Accounting Firm) คือ ผู้ให้บริการด้านการจัดทำบัญชีและงานที่เกี่ยวข้องกับบัญชีและภาษีแก่ผู้ประกอบการ บริษัท และห้างหุ้นส่วน โดยขอบเขตบริการขึ้นอยู่กับข้อตกลงระหว่างสำนักงานบัญชีกับลูกค้า
บริการที่พบได้ทั่วไป ได้แก่

• บันทึกรายการบัญชีจากเอกสารของกิจการ
• จัดทำรายงานทางบัญชีและงบการเงิน
• จัดเตรียมและยื่นแบบภาษีตามที่ตกลง
• ตรวจสอบความครบถ้วนของเอกสารประกอบบัญชี
• ประสานงานกับผู้สอบบัญชี
• ให้คำแนะนำด้านระบบเอกสารและการจัดทำบัญชี

อย่างไรก็ตาม สำนักงานบัญชีแต่ละแห่งอาจมีขอบเขตบริการแตกต่างกัน เช่น บางแห่งรับทำบัญชีรายเดือน แต่ไม่รวมงานเงินเดือน ประกันสังคม หรือการประสานงานตรวจสอบบัญชี
จึงควรตรวจสอบรายละเอียดบริการก่อนทำสัญญา

ทำไมการเลือกสำนักงานบัญชีจึงสำคัญต่อธุรกิจ?

บริษัทและห้างหุ้นส่วนมีหน้าที่จัดทำบัญชีและดำเนินการตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง แม้จะว่าจ้างสำนักงานบัญชีภายนอก ผู้ประกอบการก็ยังมีความรับผิดชอบในฐานะผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี
หากเลือกสำนักงานบัญชีที่ไม่เหมาะสม อาจเกิดปัญหา เช่น เอกสารไม่ครบ การบันทึกบัญชีล่าช้า การสื่อสารไม่ชัดเจน หรือไม่ทราบสถานะการยื่นภาษี ในทางกลับกัน การมีสำนักงานบัญชีที่ทำงานเป็นระบบจะช่วยให้ผู้ประกอบการติดตามข้อมูลทางการเงิน จัดเตรียมเอกสาร และวางแผนงานบัญชีได้สะดวกขึ้น

5 วิธีเลือกสำนักงานบัญชีให้เหมาะกับธุรกิจ

1. ตรวจสอบคุณสมบัติและความน่าเชื่อถือของผู้ทำบัญชี
สิ่งแรกที่ควรตรวจสอบคือสำนักงานบัญชีมีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามกฎหมายและสามารถรับผิดชอบงานบัญชีของกิจการได้หรือไม่ ผู้ทำบัญชีต้องมีคุณสมบัติและปฏิบัติตามเงื่อนไขของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า รวมถึงข้อกำหนดด้านวิชาชีพบัญชีที่เกี่ยวข้อง ผู้ประกอบการควรสอบถามว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบบัญชีของบริษัท มีประสบการณ์ทำบัญชีประเภทใด และมีขั้นตอนตรวจสอบความถูกต้องก่อนยื่นภาษีอย่างไร

ข้อควรทราบ: ผู้ทำบัญชีกับผู้สอบบัญชีเป็นคนละบทบาท การจัดทำบัญชีไม่ได้หมายความว่าสำนักงานบัญชีนั้นสามารถลงนามตรวจสอบงบการเงินได้เองทุกกรณี

2. เลือกสำนักงานบัญชีที่เข้าใจประเภทธุรกิจของคุณ
ธุรกิจแต่ละประเภทมีลักษณะการบันทึกบัญชีและภาษีแตกต่างกัน เช่น

ไม่จำเป็นต้องเลือกสำนักงานบัญชีที่เคยทำทุกธุรกิจ แต่ควรเลือกผู้ให้บริการที่เข้าใจรูปแบบรายได้ ค่าใช้จ่าย และเอกสารของกิจการคุณ

3. ตรวจสอบขอบเขตบริการบัญชีและภาษีให้ชัดเจน
ก่อนตัดสินใจจ้าง ควรถามว่างานใดรวมอยู่ในค่าบริการรายเดือน และงานใดต้องจ่ายเพิ่มเติม
ตัวอย่างบริการที่ควรตรวจสอบ ได้แก่

• บันทึกบัญชีรายเดือน
• จัดทำและยื่นแบบ ภ.พ.30
• จัดทำและยื่นแบบภาษีหัก ณ ที่จ่าย
• จัดทำงบการเงินประจำปี
• จัดทำแบบ ภ.ง.ด.50 และ ภ.ง.ด.51
• งานเงินเดือนและประกันสังคม
• ประสานงานกับผู้สอบบัญชี
• ให้คำปรึกษาเมื่อมีปัญหาทางบัญชีหรือภาษี

บางรายการอาจไม่มีหน้าที่ยื่นในทุกกิจการ และบางบริการอาจไม่รวมอยู่ในแพ็กเกจปกติ
การระบุขอบเขตงานให้ชัดเจนตั้งแต่แรกจะช่วยลดความเข้าใจผิดภายหลัง

4. เปรียบเทียบค่าบริการกับปริมาณงาน ไม่ใช่ดูแค่ราคาถูก
ค่าบริการสำนักงานบัญชีขึ้นอยู่กับหลายปัจจัย เช่น จำนวนเอกสารต่อเดือน ประเภทกิจการ ความซับซ้อนของรายการบัญชี จำนวนพนักงาน และบริการเพิ่มเติม
บริษัทที่มีเอกสารเพียงไม่กี่รายการต่อเดือนอาจมีค่าบริการต่างจากบริษัทที่มีรายการซื้อขายจำนวนมากหรือมีธุรกรรมหลายประเภท ก่อนเปรียบเทียบราคา ควรสอบถามให้ชัดเจนว่าราคาที่เสนอรวมบริการใดบ้าง และมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในกรณีใด
ตัวอย่าง: สำนักงานบัญชี A เสนอค่าบริการต่ำกว่า แต่ไม่รวมงานปิดงบและการยื่นภาษีประจำปี ขณะที่สำนักงานบัญชี B เสนอราคาสูงกว่าแต่รวมงานดังกล่าวบางส่วน การเปรียบเทียบจึงควรดูต้นทุนรวมทั้งปีควบคู่กับคุณภาพและขอบเขตงาน

5. เลือกสำนักงานบัญชีที่สื่อสารชัดเจนและติดตามงานได้
การทำบัญชีต้องอาศัยข้อมูลจากทั้งผู้ประกอบการและสำนักงานบัญชี หากไม่มีระบบประสานงานที่ดี อาจเกิดความล่าช้าในการส่งเอกสารหรือแก้ไขข้อมูล ควรพิจารณาว่าสำนักงานบัญชีมีช่องทางติดต่อที่ชัดเจนหรือไม่ แจ้งรายการเอกสารที่ต้องส่งอย่างไร และมีการติดตามเอกสารที่ขาดหรือไม่ นอกจากนี้ ควรสอบถามว่าจะได้รับข้อมูลหรือรายงานอะไรกลับมาบ้าง เช่น สรุปรายการภาษี สถานะการยื่นแบบ หรือข้อมูลบัญชีที่ช่วยให้ผู้ประกอบการติดตามผลการดำเนินงาน
สำนักงานบัญชีที่เหมาะสมควรอธิบายเรื่องบัญชีและภาษีให้เข้าใจได้ ไม่ใช่เพียงรับเอกสารแล้วติดต่อกันอีกครั้งเมื่อถึงช่วงปิดงบ