วิธีทำบัญชีรายรับรายจ่าย พร้อมตัวอย่างสำหรับร้านค้าและธุรกิจ
การทำบัญชีรายรับรายจ่ายช่วยให้ผู้ประกอบการทราบว่าเงินเข้าจากไหน ใช้จ่ายอะไรไปบ้าง และธุรกิจเหลือเงินเท่าไร เรียนรู้วิธีบันทึกรายรับรายจ่ายอย่างเป็นระบบ พร้อมตัวอย่างตาราง เอกสารที่ต้องจัดเก็บ และข้อควรรู้ด้านบัญชีและภาษีสำหรับร้านค้า SME บริษัท และห้างหุ้นส่วน
วิธีทำบัญชีรายรับรายจ่ายต้องเริ่มอย่างไร?
เริ่มจากรวบรวมหลักฐานการรับและจ่ายเงิน บันทึกวันที่ รายละเอียดรายการ จำนวนเงินรับและเงินจ่าย แยกค่าใช้จ่ายส่วนตัวออกจากธุรกิจ และสรุปยอดทุกเดือน โดยอาจใช้สมุดบัญชี Excel หรือโปรแกรมบัญชี ทั้งนี้ รายงานเงินสดรับ-จ่ายสำหรับผู้ประกอบการบุคคลธรรมดาแตกต่างจากระบบบัญชีที่บริษัทและห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลต้องจัดทำตามกฎหมาย
บัญชีรายรับรายจ่ายคืออะไร?
บัญชีรายรับรายจ่าย คือ การบันทึกข้อมูลเงินที่กิจการได้รับและเงินที่จ่ายออกไปในแต่ละวัน เพื่อให้เจ้าของธุรกิจสามารถตรวจสอบการเคลื่อนไหวของเงินและติดตามผลการดำเนินงานได้อย่างเป็นระบบ ตัวอย่างรายรับ ได้แก่ เงินจากการขายสินค้า ค่าบริการ และรายรับอื่นที่เกี่ยวข้องกับกิจการ ส่วนรายจ่าย ได้แก่ ค่าซื้อสินค้า ค่าเช่าสถานที่ ค่าขนส่ง ค่าน้ำ ค่าไฟ และค่าใช้จ่ายในการดำเนินธุรกิจ
การจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายเหมาะสำหรับผู้ประกอบการที่ต้องการเริ่มจัดระบบการเงิน เช่น ร้านค้าขนาดเล็ก ร้านอาหาร ธุรกิจออนไลน์ และผู้ประกอบอาชีพอิสระ
อย่างไรก็ตาม สำหรับบริษัทและห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล ตารางรายรับรายจ่ายเป็นเพียงเครื่องมือช่วยติดตามเงินสด ไม่สามารถใช้แทนระบบบัญชีและงบการเงินที่กฎหมายกำหนดได้ทั้งหมด
ทำไมธุรกิจควรทำบัญชีรายรับรายจ่าย?
การบันทึกรายรับรายจ่ายอย่างสม่ำเสมอช่วยให้ผู้ประกอบการมองเห็นสถานะทางการเงินและวางแผนธุรกิจได้ดีขึ้น
ประโยชน์สำคัญ ได้แก่
- ทราบจำนวนเงินที่ได้รับและจ่ายออกในแต่ละวัน
- ตรวจสอบค่าใช้จ่ายที่สูงผิดปกติ
- วางแผนเงินหมุนเวียนสำหรับการดำเนินธุรกิจ
- แยกเงินส่วนตัวออกจากเงินของกิจการ
- ใช้ประกอบการจัดเตรียมข้อมูลทางภาษี
- ช่วยลดปัญหาเอกสารสูญหายและรายการที่ไม่ทราบที่มา
แม้ธุรกิจจะมีรายรับจำนวนมาก แต่หากไม่มีการบันทึกค่าใช้จ่ายอย่างถูกต้อง ก็อาจไม่ทราบว่ากิจการมีเงินเหลือจริงเท่าไร หรือมีต้นทุนส่วนใดที่ควรควบคุม
วิธีทำบัญชีรายรับรายจ่าย 6 ขั้นตอน
1. แยกเงินส่วนตัวออกจากเงินธุรกิจ
ควรแยกบัญชีธนาคารหรือช่องทางรับเงินของกิจการออกจากเงินส่วนตัว เพื่อให้ตรวจสอบรายการได้ง่ายขึ้น
หากเจ้าของกิจการนำเงินส่วนตัวมาใช้ในธุรกิจ หรือถอนเงินกิจการไปใช้ส่วนตัว ต้องระบุลักษณะรายการให้ถูกต้อง ไม่ควรบันทึกเป็นรายได้หรือค่าใช้จ่ายทางธุรกิจโดยอัตโนมัติ
2. รวบรวมเอกสารรายรับและรายจ่าย
เอกสารที่ควรจัดเก็บ ได้แก่ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ใบแจ้งหนี้ หลักฐานการโอนเงิน รายงานยอดขาย และรายการเดินบัญชีธนาคาร
เอกสารเหล่านี้ช่วยยืนยันว่ารายการที่บันทึกเกิดขึ้นจริง และใช้ประกอบการตรวจสอบบัญชีหรือการคำนวณภาษีตามเงื่อนไขที่เกี่ยวข้อง
3. สร้างตารางบัญชีรายรับรายจ่าย
สำหรับการเริ่มต้น สามารถใช้ Excel หรือ Google Sheets โดยกำหนดช่องข้อมูลดังนี้
วันที่ | รายการ | รายรับ | รายจ่าย | หมายเหตุ |
1 พ.ย. | ขายสินค้า | 5,000 | – | เงินโอน |
1 พ.ย. | ซื้อสินค้าเข้าร้าน | – | 2,000 | มีใบเสร็จ |
2 พ.ย. | ค่าขนส่ง | – | 300 | เงินสด |
2 พ.ย. | ขายสินค้า | 3,500 | – | เงินโอน |
3 พ.ย. | ค่าโฆษณา | – | 500 | มีหลักฐาน |
มีหลักฐาน | รวม | 8,500 | 2,800 | – |
จากตัวอย่าง เงินรับมากกว่าเงินจ่าย 5,700 บาท
ข้อควรเข้าใจ: จำนวนเงินรับหักเงินจ่ายในตารางนี้เป็นผลต่างกระแสเงินสดของรายการตัวอย่าง ไม่ใช่กำไรสุทธิทางบัญชี เพราะการคำนวณกำไรอาจต้องพิจารณาต้นทุนขาย สินค้าคงเหลือ ค่าเสื่อมราคา และรายการค้างรับค้างจ่ายเพิ่มเติม
ความรู้จากประสบการณ์ที่นำมาใช้กับทุกบทความ
ด้วยประสบการณ์ด้านบัญชีและภาษีมากกว่า 30 ปี KPCS Accounting นำความเข้าใจจากการดูแลธุรกิจจริงมาถ่ายทอดเป็นบทความด้านบัญชี ภาษี กฎหมายธุรกิจ
และเรื่องสำคัญสำหรับผู้ประกอบการเนื้อหาถูกจัดทำให้เข้าใจง่าย และเชื่อมโยงกับสถานการณ์ที่ผู้ประกอบการพบในการดำเนินธุรกิจ
เพื่อช่วยให้สามารถนำข้อมูลไปใช้ประกอบการตัดสินใจและเตรียมความพร้อมได้อย่างเหมาะสม
4. บันทึกรายการอย่างสม่ำเสมอ
ควรบันทึกรายการทุกวันหรือหลังเกิดธุรกรรมโดยเร็ว เพื่อลดความเสี่ยงจากการลืมรายการหรือทำเอกสารสูญหาย
สำหรับผู้ประกอบการบุคคลธรรมดาที่มีหน้าที่จัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่ายตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับภาษีเงินได้ ฉบับที่ 161 ต้องปฏิบัติตามระยะเวลาการลงรายการที่กฎหมายกำหนด ซึ่งโดยหลักคือภายใน 3 วันทำการนับแต่วันที่มีรายได้หรือรายจ่าย
5. ตรวจสอบยอดเงินกับหลักฐาน
เมื่อสิ้นวันหรือสิ้นเดือน ควรตรวจสอบยอดในตารางกับเงินสด รายการเดินบัญชีธนาคาร และรายงานยอดขาย
หากพบยอดไม่ตรงกัน ควรตรวจสอบว่ามีรายการใดบันทึกซ้ำ ตกหล่น หรือบันทึกจำนวนเงินผิด
6. สรุปรายรับรายจ่ายประจำเดือน
เมื่อสิ้นเดือน ให้รวมยอดรายรับและรายจ่าย พร้อมแยกประเภทค่าใช้จ่าย เพื่อดูแนวโน้มการดำเนินงาน
ข้อมูลนี้สามารถใช้ประกอบการวางแผนธุรกิจ และจัดเตรียมเอกสารส่งให้ผู้ทำบัญชีหรือสำนักงานบัญชีได้
ตัวอย่างบัญชีรายรับรายจ่ายรายเดือน
สมมติร้านค้าแห่งหนึ่งมีรายการรับและจ่ายเงินในเดือนพฤศจิกายนดังนี้
รายการ | จำนวนเงิน |
รายรับจากการขายสินค้า | 80,000 บาท |
เงินจ่ายซื้อสินค้า | 35,000 บาท |
ค่าเช่าร้าน | 10,000 บาท |
ค่าน้ำและค่าไฟ | 3,000 บาท |
ค่าขนส่ง | 2,000 บาท |
ค่าโฆษณา | 5,000 บาท |
รวมเงินจ่าย | 55,000 บาท |
เงินรับหักเงินจ่าย | 25,000 บาท |
ผลต่าง 25,000 บาทแสดงให้เห็นว่าเงินรับสูงกว่าเงินจ่ายในเดือนนั้น แต่ยังไม่สามารถสรุปได้ว่าเป็นกำไรสุทธิของร้านค้า
ตัวอย่างเช่น หากสินค้าที่ซื้อมาในเดือนนั้นยังขายไม่หมด มูลค่าสินค้าคงเหลืออาจต้องนำมาพิจารณาในการคำนวณต้นทุนขายด้วย
รายรับและรายจ่ายประเภทใดควรบันทึก?
การแยกรายการเป็นหมวดหมู่ช่วยให้ตรวจสอบข้อมูลได้ง่ายขึ้น
รายรับของกิจการ
ตัวอย่างเช่น
- เงินรับจากการขายสินค้า
- เงินรับจากการให้บริการ
- เงินรับจากค่าคอมมิชชัน
- รายรับอื่นจากการดำเนินธุรกิจ
รายจ่ายของกิจการ
ตัวอย่างเช่น
- ค่าซื้อสินค้า
- ค่าวัตถุดิบ
- ค่าเช่าสถานที่
- ค่าจ้างพนักงาน
- ค่าขนส่ง
- ค่าน้ำและค่าไฟ
- ค่าโฆษณา
- ค่าบริการทางธุรกิจ
ควรแยกประเภทการเคลื่อนไหวของเงินให้ชัดเจน เพราะเงินที่เข้าบัญชีไม่ได้เป็นรายได้เสมอไป เช่น เงินกู้หรือเงินทุนที่เจ้าของนำเข้ากิจการ และเงินที่จ่ายออกก็ไม่ได้เป็นค่าใช้จ่ายเสมอไป เช่น การชำระคืนเงินต้นกู้
ทำบัญชีรายรับรายจ่ายด้วย Excel ดีอย่างไร?
Excel เป็นเครื่องมือที่เหมาะสำหรับผู้ประกอบการที่เพิ่งเริ่มจัดระบบรายรับรายจ่าย เพราะสามารถสร้างตารางและใช้สูตรคำนวณได้โดยไม่จำเป็นต้องเริ่มต้นด้วยโปรแกรมบัญชีที่ซับซ้อน ข้อดี ได้แก่
- ปรับรูปแบบตารางให้เหมาะกับกิจการได้
- คำนวณยอดรวมอัตโนมัติ
- แยกรายการตามวันหรือเดือนได้
- ค้นหาและกรองข้อมูลย้อนหลังได้
- ส่งข้อมูลให้ผู้ทำบัญชีตรวจสอบได้สะดวก
ตัวอย่างสูตร Excel สำหรับรวมรายรับ=SUM(C2:C100)
ตัวอย่างสูตรสำหรับรวมรายจ่าย=SUM(D2:D100)
ตัวอย่างสูตรหาผลต่างเงินรับและเงินจ่าย=SUM(C2:C100)-SUM(D2:D100)
หากกิจการมีรายการจำนวนมาก มีสินค้าคงเหลือ ลูกหนี้ เจ้าหนี้ หรือมีหน้าที่จัดทำรายงาน VAT อาจพิจารณาใช้โปรแกรมบัญชีที่รองรับธุรกรรมเหล่านั้นเพิ่มเติม
บัญชีรายรับรายจ่ายกับบัญชีบริษัทแตกต่างกันอย่างไร?
ผู้ประกอบการควรเข้าใจว่า การทำตารางรายรับรายจ่ายไม่ได้เท่ากับการจัดทำบัญชีตามกฎหมายสำหรับทุกประเภทกิจการ
หัวข้อ | ผู้ประกอบการบุคคลธรรมดา | บริษัทและห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล |
การบันทึกเงินรับจ่าย | ใช้รายงานเงินสดรับ-จ่ายตามเงื่อนไขที่เกี่ยวข้อง | ใช้ติดตามกระแสเงินสดได้ |
การรับรู้รายได้ | ขึ้นกับหลักเกณฑ์ภาษีที่ใช้ | โดยหลักใช้เกณฑ์สิทธิ |
การจัดทำบัญชีตามกฎหมาย | ขึ้นกับประเภทกิจการและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง | ต้องจัดทำบัญชีตามกฎหมาย |
งบการเงิน | ไม่ใช่ทุกกิจการที่ต้องจัดทำ | ต้องจัดทำตามข้อกำหนด |
ภาษี | โดยทั่วไปเกี่ยวข้องกับภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา | เกี่ยวข้องกับภาษีเงินได้นิติบุคคลและภาษีอื่นตามหน้าที่ |
สำหรับบริษัทและห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล การคำนวณกำไรสุทธิทางภาษีโดยหลักใช้เกณฑ์สิทธิ ตามมาตรา 65 แห่งประมวลรัษฎากร
ดังนั้น แม้ลูกค้ายังไม่ได้ชำระเงิน บริษัทอาจต้องรับรู้รายได้ตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง และแม้ยังไม่ได้จ่ายเงินบางรายการ ก็อาจต้องรับรู้ค่าใช้จ่ายตามเกณฑ์สิทธิ
บัญชีรายรับรายจ่ายเกี่ยวข้องกับภาษีอย่างไร?
สำหรับผู้ประกอบการบุคคลธรรมดา รายงานเงินสดรับ-จ่ายสามารถใช้เป็นข้อมูลประกอบการยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา เช่น ภ.ง.ด.90 และ ภ.ง.ด.94 ตามลักษณะเงินได้และหน้าที่ของผู้ประกอบการ หากเลือกหักค่าใช้จ่ายตามจริง ต้องมีหลักฐานประกอบและเป็นรายจ่ายที่กฎหมายยอมรับ ส่วนการเลือกหักค่าใช้จ่ายแบบเหมาต้องเป็นไปตามประเภทเงินได้และอัตราที่กฎหมายกำหนด
สำหรับบริษัทและห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล ต้องนำข้อมูลรายได้และรายจ่ายเข้าสู่ระบบบัญชี และคำนวณกำไรสุทธิทางภาษีตามเงื่อนไขมาตรา 65 ทวิ และมาตรา 65 ตรี
หากกิจการจดทะเบียน VAT ยังมีหน้าที่จัดทำรายงานภาษีซื้อ รายงานภาษีขาย และรายงานอื่นตามที่กฎหมายกำหนด ซึ่งตารางรายรับรายจ่ายเพียงอย่างเดียวไม่สามารถทดแทนได้
ข้อผิดพลาดในการทำบัญชีรายรับรายจ่ายที่ควรหลีกเลี่ยง
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย ได้แก่
- บันทึกรายรับแต่ไม่บันทึกรายจ่าย
- นำค่าใช้จ่ายส่วนตัวมารวมกับธุรกิจ
- ไม่เก็บใบเสร็จรับเงินและหลักฐานการโอน
- บันทึกรายการซ้ำจากหลายช่องทางชำระเงิน
- ไม่ตรวจสอบยอดเงินกับบัญชีธนาคาร
- นำเงินกู้หรือเงินลงทุนมารวมเป็นยอดขาย
- เข้าใจว่าผลต่างเงินรับและเงินจ่ายเท่ากับกำไรสุทธิ
- ใช้ตารางเงินสดรับจ่ายแทนระบบบัญชีของบริษัททั้งหมด
การตรวจสอบข้อมูลอย่างสม่ำเสมอช่วยลดข้อผิดพลาดและทำให้ข้อมูลที่ส่งให้สำนักงานบัญชีมีความครบถ้วนมากขึ้น
ควรเริ่มใช้บริการสำนักงานบัญชีเมื่อใด?
หากธุรกิจมีรายการซื้อขายเพิ่มขึ้น มีการจ้างพนักงาน จดทะเบียน VAT หรือจัดตั้งบริษัทและห้างหุ้นส่วน การใช้บริการสำนักงานบัญชีอาจช่วยให้การจัดการเอกสารและการปฏิบัติตามหน้าที่ทางบัญชีและภาษีเป็นระบบมากขึ้น
สำนักงานบัญชีสามารถช่วยจัดทำบัญชี ตรวจสอบเอกสาร ประเมินรายการทางภาษี และจัดเตรียมข้อมูลสำหรับการจัดทำงบการเงินตามขอบเขตบริการ
สำหรับผู้ประกอบการที่เพิ่งเริ่มธุรกิจ การวางระบบเอกสารตั้งแต่ต้นยังช่วยลดปัญหาการรวบรวมข้อมูลย้อนหลังเมื่อกิจการเติบโต
สรุป วิธีทำบัญชีรายรับรายจ่ายให้ถูกต้องและเป็นระบบ
วิธีทำบัญชีรายรับรายจ่ายเริ่มจากการแยกเงินส่วนตัวและเงินธุรกิจ รวบรวมหลักฐาน บันทึกรายการรับและจ่ายอย่างสม่ำเสมอ และสรุปยอดทุกเดือน
ผู้ประกอบการสามารถเริ่มต้นด้วย Excel หรือเครื่องมือที่ใช้งานสะดวก แต่ต้องเข้าใจว่ารายงานเงินสดรับ-จ่ายมีวัตถุประสงค์แตกต่างจากบัญชีและงบการเงินที่บริษัทต้องจัดทำตามกฎหมาย สำนักงานบัญชี KPCS Accounting ให้บริการด้านบัญชีและภาษีสำหรับบริษัท ห้างหุ้นส่วน และผู้ประกอบการ พร้อมช่วยวางระบบเอกสารและจัดทำข้อมูลทางบัญชีให้เหมาะกับการดำเนินธุรกิจ
ให้ KPCS Accounting ช่วยจัดระบบบัญชีธุรกิจของคุณ
เริ่มต้นทำบัญชีรายรับรายจ่าย แต่ยังไม่แน่ใจว่าต้องจัดเก็บเอกสารหรือบันทึกรายการอย่างไร?
สำนักงานบัญชี KPCS Accounting พร้อมให้บริการวางระบบบัญชี ดูแลเอกสารและงานภาษีสำหรับบริษัท ห้างหุ้นส่วน และผู้ประกอบการ เพื่อให้ธุรกิจมีข้อมูลทางบัญชีที่ถูกต้องและตรวจสอบได้
ติดต่อ KPCS Accounting
บทความที่เกี่ยวข้องที่คุณอาจสนใจ
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับวิธีทำบัญชีรายรับรายจ่าย (FAQ)
แหล่งอ้างอิงหลัก
กรมสรรพากร — วิธีการจัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่าย
กรมสรรพากร — ตัวอย่างแบบฟอร์มรายงานเงินสดรับ-จ่าย
กรมสรรพากร — ประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับภาษีเงินได้ ฉบับที่ 161
กรมสรรพากร — ประมวลรัษฎากร มาตรา 65 เกี่ยวกับการคำนวณกำไรสุทธิของนิติบุคคล
กรมสรรพากร — คู่มือภาษีสำหรับผู้ประกอบการ SME
กรมพัฒนาธุรกิจการค้า — พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 และหลักเกณฑ์การจัดทำบัญชีของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี
ปรึกษาทีมงาน KPCS Accounting
แจ้งบริการที่ต้องการหรือข้อมูลเบื้องต้นของกิจการ ทีมงานจะติดต่อกลับเพื่อแนะนำบริการและประเมินขอบเขตงานที่เหมาะสม