ใบกำกับภาษีคืออะไร? แบบเต็มรูปและอย่างย่อต่างกันอย่างไร
ใบกำกับภาษีเป็นเอกสารสำคัญสำหรับกิจการที่จดทะเบียน VAT ทำความเข้าใจความแตกต่างระหว่างใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปและอย่างย่อ รายการที่กฎหมายกำหนด วิธีออกเอกสาร และข้อควรระวังในการนำภาษีซื้อไปใช้
ใบกำกับภาษีคืออะไร และกิจการต้องออกเมื่อใด?
ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) คือเอกสารที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มออกให้ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ เพื่อแสดงรายละเอียดการขายและภาษีมูลค่าเพิ่มที่เกี่ยวข้อง โดยทั่วไปต้องออกเมื่อความรับผิดในการเสีย VAT เกิดขึ้น ใบกำกับภาษีแบ่งเป็นแบบเต็มรูปตามมาตรา 86/4 และแบบอย่างย่อตามมาตรา 86/6 ซึ่งใช้ได้กับกิจการที่เข้าเงื่อนไขตามกฎหมาย
ใบกำกับภาษีคืออะไร และสำคัญต่อธุรกิจอย่างไร?
ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) เป็นเอกสารทางภาษีที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มออกให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ เพื่อแสดงรายละเอียดการขายสินค้าหรือการให้บริการ รวมถึงภาษีมูลค่าเพิ่มที่เกี่ยวข้อง
สำหรับบริษัทและห้างหุ้นส่วน ใบกำกับภาษีมีความสำคัญต่อการจัดทำบัญชีและการยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม เนื่องจากเป็นเอกสารที่ใช้ประกอบการบันทึกรายการซื้อขาย การจัดทำรายงานภาษีซื้อและภาษีขาย และการตรวจสอบข้อมูลทางภาษี
หากกิจการออกใบกำกับภาษีไม่ถูกต้อง หรือได้รับเอกสารที่มีข้อมูลไม่ครบถ้วน อาจส่งผลต่อสิทธิในการนำภาษีซื้อไปหักออกจากภาษีขาย รวมถึงความถูกต้องของการยื่นแบบ ภ.พ.30
ใบกำกับภาษีมีกี่ประเภท?
ใบกำกับภาษีที่ผู้ประกอบการพบได้บ่อยแบ่งเป็น 2 รูปแบบหลัก ได้แก่
1. ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป
ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปเป็นเอกสารที่มีรายละเอียดครบถ้วนตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร โดยต้องระบุข้อมูลของผู้ขาย ผู้ซื้อ รายการสินค้า มูลค่าสินค้า และภาษีมูลค่าเพิ่มอย่างชัดเจน
เหมาะสำหรับการซื้อขายระหว่างบริษัทหรือผู้ประกอบการที่ต้องการเอกสารประกอบการใช้สิทธิภาษีซื้อ
2. ใบกำกับภาษีอย่างย่อ
ใบกำกับภาษีอย่างย่อเป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT ซึ่งประกอบกิจการค้าปลีกหรือบริการรายย่อยตามเงื่อนไขกฎหมายสามารถออกได้
เอกสารประเภทนี้มีรายละเอียดน้อยกว่าใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป เช่น ไม่จำเป็นต้องระบุชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ แต่ต้องมีรายการที่กฎหมายกำหนด รวมถึงข้อความแสดงว่าราคาสินค้าหรือบริการรวม VAT แล้ว
ตัวอย่างกิจการที่อาจเข้าเงื่อนไข ได้แก่ ร้านค้าปลีก ร้านสะดวกซื้อ และธุรกิจบริการรายย่อยบางประเภท
ใบกำกับภาษีเต็มรูปต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง?
ตามมาตรา 86/4 ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปต้องมีรายการสำคัญ ได้แก่
- คำว่า “ใบกำกับภาษี” ในตำแหน่งที่เห็นชัดเจน
- ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ประกอบการที่ออกใบกำกับภาษี
- ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ
- หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี และหมายเลขลำดับของเล่ม หากมี
- ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือบริการ
- จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่คำนวณจากมูลค่าสินค้าหรือบริการ โดยแสดงแยกจากมูลค่า
- วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี
- ข้อความอื่นตามที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนด
นอกจากนี้ ยังต้องตรวจสอบข้อกำหนดเกี่ยวกับเลขประจำตัวผู้เสียภาษีและสถานประกอบการของผู้ซื้อ ตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง
บริษัทควรตรวจสอบข้อมูลเหล่านี้ทุกครั้งก่อนนำเอกสารไปบันทึกบัญชีหรือใช้สิทธิภาษีซื้อ
ใบกำกับภาษีเต็มรูปกับอย่างย่อ ต่างกันอย่างไร?
รายการ | แบบเต็มรูป | แบบอย่างย่อ |
ข้อมูลผู้ขาย | ระบุครบตามกฎหมาย | ระบุตามเกณฑ์แบบอย่างย่อ |
ชื่อและที่อยู่ผู้ซื้อ | ต้องระบุ | ไม่จำเป็น |
รายการสินค้า | ต้องระบุ | ต้องระบุ |
VAT | แสดงแยกจากมูลค่า | แสดงราคารวม VAT |
ผู้มีสิทธิออก | ผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT ตามหน้าที่ | กิจการที่เข้าเงื่อนไขมาตรา 86/6 |
ความแตกต่างสำคัญคือ ใบกำกับภาษีอย่างย่อไม่ใช่เอกสารที่ผู้ซื้อสามารถใช้เครดิตภาษีซื้อได้ตามปกติ แม้จะมี VAT รวมอยู่ในราคาสินค้าหรือบริการแล้วก็ตาม
ดังนั้น หากบริษัทซื้อสินค้าหรือใช้บริการเพื่อนำไปประกอบกิจการและต้องการใช้สิทธิภาษีซื้อ ควรขอใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปที่ถูกต้อง
ความรู้จากประสบการณ์ที่นำมาใช้กับทุกบทความ
ด้วยประสบการณ์ด้านบัญชีและภาษีมากกว่า 30 ปี KPCS Accounting นำความเข้าใจจากการดูแลธุรกิจจริงมาถ่ายทอดเป็นบทความด้านบัญชี ภาษี กฎหมายธุรกิจ
และเรื่องสำคัญสำหรับผู้ประกอบการเนื้อหาถูกจัดทำให้เข้าใจง่าย และเชื่อมโยงกับสถานการณ์ที่ผู้ประกอบการพบในการดำเนินธุรกิจ
เพื่อช่วยให้สามารถนำข้อมูลไปใช้ประกอบการตัดสินใจและเตรียมความพร้อมได้อย่างเหมาะสม
บริษัทต้องออกใบกำกับภาษีเมื่อใด?
ผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT ต้องออกใบกำกับภาษีเมื่อความรับผิดในการเสียภาษีมูลค่าเพิ่มเกิดขึ้น โดยต้องพิจารณาตามลักษณะของธุรกรรม
กรณีขายสินค้า
โดยทั่วไปความรับผิดในการเสีย VAT เกิดขึ้นเมื่อส่งมอบสินค้า แต่หากมีการโอนกรรมสิทธิ์ รับชำระเงิน หรือออกใบกำกับภาษีก่อน อาจทำให้ความรับผิดเกิดขึ้นก่อนตามเงื่อนไขกฎหมาย
กรณีให้บริการ
โดยทั่วไปความรับผิดในการเสีย VAT เกิดขึ้นเมื่อได้รับชำระค่าบริการ แต่หากมีการออกใบกำกับภาษีหรือมีการใช้บริการก่อน อาจทำให้ความรับผิดเกิดขึ้นก่อนตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง บริษัทจึงไม่ควรพิจารณาวันออกใบกำกับภาษีจากวันที่ได้รับเงินเพียงอย่างเดียวสำหรับทุกธุรกรรม
ตัวอย่างการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มในใบกำกับภาษี
สมมติบริษัทจำหน่ายสินค้าในราคา 10,000 บาท โดยยังไม่รวม VAT
รายการ | จำนวนเงิน |
มูลค่าสินค้าก่อน VAT | 10,000 บาท |
ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% | 700 บาท |
ยอดรวมที่ลูกค้าชำระ | 10,700 บาท |
ในใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป บริษัทต้องแสดงมูลค่าสินค้าและจำนวน VAT แยกจากกันอย่างชัดเจน
หากราคาสินค้า 10,700 บาทเป็นราคาที่รวม VAT แล้ว สามารถคำนวณย้อนกลับโดยใช้สูตร
VAT = 10,700 × 7 ÷ 107 = 700 บาท
มูลค่าก่อน VAT = 10,000 บาท
ตัวอย่างนี้ใช้อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มทั่วไป 7% และสมมติว่าเป็นการขายสินค้าที่อยู่ในบังคับ VAT ตามปกติ
ใบกำกับภาษีอย่างย่อสามารถนำมาใช้เป็นภาษีซื้อได้หรือไม่?
โดยทั่วไปใบกำกับภาษีอย่างย่อไม่สามารถนำมาใช้เป็นหลักฐานเครดิตภาษีซื้อได้ เนื่องจากไม่มีรายการครบถ้วนตามเงื่อนไขของใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป
หากบริษัทซื้อสินค้าหรือบริการเพื่อใช้ในการประกอบกิจการ ควรแจ้งผู้ขายให้จัดทำใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป โดยระบุชื่อ ที่อยู่ และข้อมูลผู้ซื้อให้ถูกต้อง
อย่างไรก็ตาม ใบกำกับภาษีอย่างย่ออาจใช้ประกอบการบันทึกรายจ่ายของกิจการได้ หากมีหลักฐานเพียงพอและเป็นไปตามหลักเกณฑ์ภาษีเงินได้นิติบุคคล ซึ่งเป็นคนละเรื่องกับสิทธิภาษีซื้อ
ออกใบกำกับภาษีอย่างย่อแล้ว เปลี่ยนเป็นแบบเต็มรูปได้ไหม?
ผู้ประกอบการที่มีสิทธิออกใบกำกับภาษีอย่างย่อสามารถออกใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปให้ผู้ซื้อที่ร้องขอได้ โดยต้องดำเนินการตามหลักเกณฑ์ที่กรมสรรพากรกำหนด
หากเป็นเอกสารกระดาษ ต้องพิจารณาวิธีจัดการใบกำกับภาษีอย่างย่อเดิมและเอกสารประกอบให้ถูกต้อง
สำหรับใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ กรมสรรพากรมีแนววินิจฉัยเฉพาะเกี่ยวกับการออกใบกำกับภาษีเต็มรูปแทนใบกำกับภาษีอย่างย่อ ซึ่งอาจมีขั้นตอนต่างจากเอกสารกระดาษ
จึงไม่ควรออกเอกสารซ้ำโดยไม่มีการควบคุม เพราะอาจทำให้ยอดภาษีขายและรายงานทางบัญชีคลาดเคลื่อน
ใบกำกับภาษีผิด ต้องแก้ไขอย่างไร?
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย ได้แก่
- ชื่อหรือที่อยู่บริษัทผู้ซื้อไม่ถูกต้อง
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษีผิด
- ระบุสาขาของผู้ซื้อไม่ถูกต้อง
- วันที่หรือเลขที่เอกสารผิด
- รายการสินค้าหรือบริการไม่ตรงกับธุรกรรม
- จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มไม่ถูกต้อง
เมื่อพบข้อผิดพลาด ควรติดต่อผู้ออกใบกำกับภาษีเพื่อดำเนินการแก้ไขตามวิธีที่กฎหมายกำหนด
กรณีต้องยกเลิกและออกใบกำกับภาษีใหม่ ควรเก็บหลักฐานการยกเลิกและเอกสารฉบับใหม่ให้ครบถ้วน รวมถึงตรวจสอบผลกระทบต่อรายงานภาษีซื้อและภาษีขาย
ไม่ควรแก้ไขข้อความบนใบกำกับภาษีด้วยตนเองโดยไม่มีขั้นตอนหรือหลักฐานรองรับ
ใบกำกับภาษีกับใบเสร็จรับเงินต่างกันอย่างไร?
ใบกำกับภาษีเป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับภาษีมูลค่าเพิ่ม ส่วนใบเสร็จรับเงินเป็นหลักฐานแสดงว่าผู้ขายหรือผู้ให้บริการได้รับชำระเงินแล้ว
เอกสารทั้งสองประเภทมีวัตถุประสงค์แตกต่างกัน แต่ผู้ประกอบการสามารถจัดทำเอกสารที่รวมหน้าที่ของใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษีไว้ในฉบับเดียวกันได้ หากมีรายการครบถ้วนตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง
การมีใบเสร็จรับเงินเพียงอย่างเดียวไม่ได้หมายความว่าจะสามารถนำ VAT มาเครดิตเป็นภาษีซื้อได้
ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) คืออะไร?
ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์เป็นเอกสารภาษีที่จัดทำและจัดส่งในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร
ผู้ประกอบการที่ต้องการใช้ระบบ e-Tax Invoice ต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดของระบบที่เลือกใช้ เช่น วิธีจัดทำเอกสาร การรับรองข้อมูล การนำส่งข้อมูล และการจัดเก็บหลักฐาน
ข้อดีของการใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ ลดการใช้กระดาษ ลดขั้นตอนจัดเก็บเอกสาร และช่วยให้การตรวจสอบข้อมูลสะดวกขึ้น
อย่างไรก็ตาม เอกสาร PDF ทั่วไปที่ส่งทางอีเมลไม่ได้ถือเป็น e-Tax Invoice ที่ถูกต้องตามระบบกรมสรรพากรโดยอัตโนมัติ
ข้อผิดพลาดเกี่ยวกับใบกำกับภาษีที่ธุรกิจควรระวัง
การจัดทำและรับใบกำกับภาษีอย่างถูกต้องเป็นส่วนสำคัญของระบบบัญชี โดยข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยง ได้แก่
- ออกใบกำกับภาษีไม่ตรงกับวันที่ความรับผิดทางภาษีเกิดขึ้น
- ใช้ใบกำกับภาษีอย่างย่อเพื่อเครดิตภาษีซื้อ
- รับใบกำกับภาษีที่มีข้อมูลผู้ซื้อไม่ถูกต้อง
- บันทึก VAT ซ้ำจากเอกสารรายการเดียวกัน
- ไม่เก็บสำเนาใบกำกับภาษีและหลักฐานประกอบ
- ไม่ตรวจสอบความสอดคล้องระหว่างรายงานภาษีกับบัญชี
- ออกใบกำกับภาษีโดยไม่มีสิทธิตามกฎหมาย
บริษัทควรกำหนดขั้นตอนตรวจสอบเอกสารก่อนบันทึกบัญชี และกระทบยอดรายงานภาษีซื้อกับภาษีขายเป็นประจำ
วิธีจัดเก็บใบกำกับภาษีให้เป็นระบบ
บริษัทสามารถจัดการเอกสารภาษีให้ตรวจสอบง่ายขึ้นด้วยแนวทางดังต่อไปนี้
- แยกใบกำกับภาษีซื้อและใบกำกับภาษีขาย
- จัดเก็บเอกสารตามเดือนและรอบภาษี
- ตรวจสอบชื่อบริษัท เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และวันที่เอกสาร
- ตรวจสอบยอดก่อน VAT จำนวน VAT และยอดรวม
- จัดทำรายงานภาษีซื้อและภาษีขายให้ตรงกับเอกสาร
- เก็บหลักฐานการยกเลิกหรือแก้ไขใบกำกับภาษี
- ส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีตรวจสอบทุกเดือน
การจัดเก็บใบกำกับภาษีอย่างเป็นระบบช่วยลดความผิดพลาดในการยื่นแบบ ภ.พ.30 และทำให้การตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังมีประสิทธิภาพมากขึ้น
สรุป ใบกำกับภาษีเป็นเอกสารสำคัญของกิจการที่จด VAT
ใบกำกับภาษีเป็นเอกสารสำคัญสำหรับผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยเฉพาะบริษัทและห้างหุ้นส่วนที่มีรายการซื้อขายสินค้าและบริการเป็นประจำ
ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปและใบกำกับภาษีอย่างย่อมีข้อกำหนดแตกต่างกัน ทั้งด้านรายละเอียดเอกสาร ผู้มีสิทธิออก และการใช้สิทธิภาษีซื้อ
ผู้ประกอบการควรตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารทุกครั้ง และจัดเก็บข้อมูลให้สอดคล้องกับรายการบัญชีและรายงานภาษี เพื่อป้องกันปัญหาการยื่นภาษีและการตรวจสอบย้อนหลัง สำนักงานบัญชี KPCS Accounting ให้บริการรับทำบัญชีรายเดือนและดูแลภาษีสำหรับบริษัท ห้างหุ้นส่วน และผู้ประกอบการ พร้อมช่วยตรวจสอบเอกสารบัญชี รายงานภาษีซื้อและภาษีขาย เพื่อให้การดำเนินงานเป็นระบบและถูกต้องตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง
ให้ KPCS Accounting ดูแลบัญชีและภาษีธุรกิจของคุณ
หากบริษัทของคุณมีเอกสารใบกำกับภาษีจำนวนมาก หรือไม่แน่ใจว่าการบันทึกภาษีซื้อและภาษีขายถูกต้องหรือไม่ KPCS Accounting พร้อมให้บริการรับทำบัญชีรายเดือน ดูแลภาษี และช่วยตรวจสอบเอกสารบัญชีให้เป็นระบบ
ติดต่อ KPCS Accounting
บทความที่เกี่ยวข้องที่คุณอาจสนใจ
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับใบกำกับภาษีของกิจการ (FAQ)
แหล่งอ้างอิงหลัก
กรมสรรพากร — ประมวลรัษฎากร มาตรา 86 เกี่ยวกับหน้าที่การออกใบกำกับภาษี
กรมสรรพากร — ประมวลรัษฎากร มาตรา 86/4 เกี่ยวกับรายการในใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป
กรมสรรพากร — ประมวลรัษฎากร มาตรา 86/6 เกี่ยวกับใบกำกับภาษีอย่างย่อ
กรมสรรพากร — คำสั่งที่ ป.86/2542 หลักเกณฑ์การจัดทำใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป
กรมสรรพากร — ข้อหารือ กค 0702/443 เรื่องการออกใบกำกับภาษีเต็มรูปของผู้ประกอบการที่มีสิทธิออกใบกำกับภาษีอย่างย่อ
ปรึกษาทีมงาน KPCS Accounting
แจ้งบริการที่ต้องการหรือข้อมูลเบื้องต้นของกิจการ ทีมงานจะติดต่อกลับเพื่อแนะนำบริการและประเมินขอบเขตงานที่เหมาะสม